Op 1 juli geen schriftelijke arbeidsovereenkomst = hogere WW-premie!

Vanaf 1 januari 2020 is de hoogte van de WW-premie die je als werkgever betaalt afhankelijk van het type arbeidscontract met je werknemer. Is sprake van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd met een vaste arbeidsomvang? Dan mag je de lage WW-premie toepassen. Je moet dan wel zorgen dat je arbeidsovereenkomst uiterlijk op 30 juni 2020 schriftelijk is vastgelegd.

Wet Arbeidsmarkt in Balans

Op 1 januari 2020 is de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) in werking getreden. Daarmee is onder andere de WW-premiedifferentiatie ingevoerd. De WW-premie die je als werkgever betaalt is niet meer afhankelijk van de sector waarin je werkt, maar van de arbeidscontracten met je werknemers. Om flexwerk tegen te gaan en vaste contracten te stimuleren is de WW-premie daarvan afhankelijk gemaakt. Bij flexwerk is sprake van een premie van 7,94% en bij een vast contract van een veel lagere premie van 2,94%.

Hoe kom ik in aanmerking voor de lage WW-premie

Voor toepassing van de lage WW-premie moet sprake zijn van een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd met een vaste arbeidsomvang. Dus geen oproepcontract. Een oproepcontract is een overeenkomst waarbij de arbeidsomvang niet vastligt. In de andere gevallen betaal je een hoge WW-premie.

Uitzonderingen op de regel

Er zijn uitzonderingen op de basisregel zoals hiervoor omschreven. Je mag een lage WW-premie ook toepassen in de volgende 3 gevallen:

Bij een arbeidsovereenkomst met een BBL-leerling (Beroeps Begeleidende Leerweg). Je voorziet de praktijkovereenkomst van een dagtekening en bewaart die in de administratie.
Bij een arbeidsovereenkomst met werknemers jonger dan 21 jaar, als ze maximaal 52 uur per kalendermaand hebben gewerkt. Het maakt niet uit of het gaat om een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, onbepaalde tijd of een oproepovereenkomst.
Bij uitkeringen op grond van de werknemersverzekeringen bijvoorbeeld een WW, ZW, WIA of WAZO uitkering.

Coulanceregeling schriftelijkheidsvereiste verlengd door Corona

Heb je een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd gesloten vóór 1 januari 2020, maar ligt die niet schriftelijk vast? Of is de wijziging van een contract voor bepaalde in onbepaalde tijd niet vastgelegd? In die gevallen mag je gebruik maken van de coulanceregeling voor het schriftelijkheidsvereiste. Die coulanceregeling was geldig tot 1 april 2020, maar is door de Corona-maatregelen verlengd tot 1 juli 2020. Dat betekent dat je tot uiterlijk 30 juni 2020 de tijd hebt om je administratie op orde te brengen.

Hoe voldoe ik aan het schriftelijkheidsvereiste?

Je kunt de arbeidsrelatie alsnog vastleggen met een arbeidsovereenkomst, maar dat is niet nodig. Een addendum is ook voldoende. Bevestig aan werknemer dat sprake is van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, géén oproepovereenkomst. Wil de werknemer een dergelijk stuk niet tekenen? Ook een digitale bevestiging van werknemer voldoet. Je bewijspositie is dan wel lastiger. Zorg daarom in ieder geval voor een reply per e-mail van werknemer op een e-mail van de werkgever met daarin de feiten die je wil vastleggen.
Bewaar een door beide partijen getekende arbeidsovereenkomst, getekend addendum of digitale bevestiging bij de loonadministratie en je voldoet aan de voorwaarde voor een lage WW-premie.

Hoge premie met terugwerkende kracht

Kun je op 1 juli 2020 niet aantonen dat er sprake is van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd met vaste arbeidsomvang? Dan moet je de hoge WW-premie gaan hanteren met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2020.

Nieuwe arbeidscontracten vanaf 1 januari 2020

De coulanceregeling geldt niet voor arbeidsovereenkomsten die op of na 1 januari 2020 zijn gesloten. Leg dus vanaf nu je arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd meteen schriftelijk vast. Dit geldt ook voor de overgang van een contract van bepaalde naar onbepaalde tijd. Doe je dit niet, dan is er geen herstelmogelijkheid en betaal je de hoge WW-premie. Verder is ook vereist dat je op de loonstrook opneemt dat sprake is van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Contactpersoon