De (on)handigheid van het emailgebruik in het arbeidsrecht

Ingevoerd op 28 maart 2017

In arbeidsconflicten is het soms snel schakelen voor beide partijen. Sinds de invoering van de WWZ zijn de regels omtrent ontslag flink veranderd en is snelheid regelmatig geboden. Niet alleen als het gaat om het starten van een juridische procedure na een gegeven ontslag (doorgaans geldt een vervaltermijn van 2 maanden), maar ook indien er sprake is van een situatie die mogelijk een ontslag op staande voet kan opleveren.

Voor een ontslag op staande voet geldt dat dit een zeer zwaar middel is, waar niet lichtzinnig mee omgegaan kan worden. In de emotie gebeurt het maar al te vaak dat een ontslag op staande voet wordt gegeven om daarmee een doorbraak te forceren in een vaak al langlopend geschil. Onder het huidige recht riskeert u als werkgever echter naast het betalen van een transitievergoeding ook betaling van een billijke vergoeding. Die laatste vergoeding is enkel al verschuldigd op het moment dat het ontslag op staande voet in rechte geen stand houdt. Voor de billijke vergoeding gelden geen wettelijke criteria, zodat de hoogte daarvan afhankelijk is van alle omstandigheden van het geval. Wees dus voorzichtig en zorgvuldig.

Het is altijd verstandig als er sprake is van een ontoelaatbare situatie, zoals bijvoorbeeld werkweigering, om een werknemer eerst nog een keer de kans te bieden om alsnog zijn werkzaamheden te hervatten. Wat is dan makkelijker om even een email te sturen waarin de werknemer wordt gesommeerd zijn werkzaamheden te hervatten. Dat werkt snel en daarmee effectief. Dat hiermee niet te lichtzinnig mag worden omgesprongen is recent nog weer eens bevestigd in een uitspraak van het Gerechtshof Den Haag. https://uitspraken.rechtspraak.nl/inziendocument?id=ECLI:NL:GHDHA:2017:448&showbutton=true&keyword=%22ecli%3anl%3aghdha%3a2017%3a448%22

Kennelijk was daar sprake van een al wat vertroebelde arbeidsrelatie doordat de werkneemster een kritische brief had geschreven aan de werkgever over de arbeidsomstandigheden. Voor de werkgever was dit aanleiding om werkneemster per direct op non-actief te stellen en haar af te sluiten van de planningsomgeving, waardoor het voor haar niet mogelijk was het rooster te bekijken.

Werkneemster heeft aan de werkgever wanneer zij weer wordt ingepland, maar hierop is door de werkgever niet gereageerd. Kennelijk begrijpt de werkgever dat deze situatie niet onbeperkt kan voortbestaan en stuurt vervolgens enkele dagen later een eigen email aan de werkneemster waarin zij wordt opgeroepen voor werkzaamheden. Nadat zij op de bewuste dag niet was verschenen, wordt zij opnieuw via de mail opgeroepen voor de volgende werkdag. Ook op die dag verschijnt zij niet, waarna er een ontslag op staande voet wordt gegeven.

Kennelijk heeft werkneemster de bewuste e-mails niet ontvangen (zaten in de spam box). De werkgever laat daarop weten bereid te zijn het gegeven ontslag op staande voet in te trekken als zij op een nader te bepalen datum alsnog haar werk hervat. Doet zij dat niet, dan wordt het eerder gegeven ontslag op staande voet gehandhaafd en voor zover dat niet kan, zal zij opnieuw op staande voet worden ontslagen.

Omdat werkneemster op dat moment op vakantie is, hervat zij niet, waarna de werkgever meldt dat het ontslag op staande voet gehandhaafd blijft, althans dat zij opnieuw op staande voet wordt ontslagen.

Zowel de kantonrechter als het gerechtshof oordelen dat de gegeven ontslagen op staande voet geen stand kunnen houden. Daarbij wordt overwogen dat het voorwaardelijke intrekken van een ontslag op staande voet, waarbij de handhaving van dat ontslag afhankelijk wordt gemaakt van verder handelen van de werknemer, in strijd is met het karakter van het ontslag op staande voet en het ontslag op staande voet ongeldig maakt.

Uit de uitspraak blijkt echter ook dat het verzenden van e-mails niet zonder risico is. Voorwaarde voor het versturen van een sommatie is uiteraard dat de sommatie de werknemer bereikt, althans dat het zeker is dat de werknemer kennis heeft kunnen nemen van de sommatie. Daarom was het gebruikelijk dat een dergelijke brief zowel per aangetekende als per gewone post werd verstuurd. Door het aangetekend versturen hebt u immers bewijs in handen dat de brief daadwerkelijk is verstuurd, en door het per gewone post te versturen, zorgt u ervoor dat het eventueel weigeren van een aangetekende brief er niet toe leidt dat de werknemer geen kennis heeft genomen van de brief. Overigens komt het weigeren van een aangetekend schrijven voor rekening en risico van de werknemer.

In deze digitale tijd is het echter veel makkelijker om even een email te sturen. Het gemak, levert echter ook een risico op. Immers, hoe bewijs je dat de email ook daadwerkelijk ontvangen is en niet, zoals in dit geval, kennelijk in de spam terecht is gekomen? Dat geldt zeker als een email een dergelijk belangrijke inhoud heeft dat u daar als werkgever consequenties aan wilt verbinden.

Allereerst is het van belang dat de email met verzendbevestiging en leesbevestiging wordt verstuurd. Dat maakt inzichtelijk dat de mail in ieder geval verstuurd is en als er een leesbevestiging wordt gegeven, zou je kunnen aannemen dat de mail ook door de werknemer gelezen is.

Gebeurt dat niet, dan kan een reply op de mail uiteraard ook bewijs opleveren dat de mail is ontvangen. Ook een referte aan de bewuste email in een digitale reactie, kan uiteraard bijdragen aan bewijs.

Het gerechtshof oordeelde in deze zaak dat gezien de belangrijke inhoud van de email, de werkgever er verstandig aan had gedaan de bewuste werknemer even telefonisch te informeren dat zij werd opgeroepen of in ieder geval te melden dat er een email was verzonden. Dat alles was niet gebeurd en dat kwam de werkgever duur te staan. Daarmee was namelijk niet aangetoond dat de e-mails de werkneemster hadden bereikt en dat maakte dan ook dat het geen gehoor geven aan de oproep niet kon leiden tot een ontslag op staande voet.

Omdat bij het tweede ontslag op staande voet werd gerefereerd aan het eerder niet verschijnen en de bewuste werkneemster, kennelijk met wetenschap van de werkgever, vervolgens op vakantie was, behoefde werkneemster ook niet aan de hernieuwde sommatie gehoor geven en werd ook het tweede ontslag op staande voet niet rechtsgeldig geacht.

Email is in deze tijd een zeer handig en snel middel. Zorg er echter voor dat u kunt aantonen dat de email de persoon in kwestie ook daadwerkelijk heeft bereikt. Het klinkt wellicht omslachtig, maar het kost uiteindelijk nog steeds minder tijd dan het versturen van een brief per post. Kleed het versturen van belangrijke e-mails dan ook goed in en maak gebruik van de mogelijkheden die er zijn, zodat u niet met lege handen staat.

Vragen? Neem contact op met Marlies Oogjen, advocaat arbeidrsecht. 

« terug | meer nieuws »